Политика в отношении обработки персональных данных
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных в ООО «Вайт32 Дистрибьюшн» (далее — Политика) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает ООО «Вайт32 Дистрибьюшн» и/или связанные с ним лица могут получить о субъекте персональных данных при осуществлении хозяйственной деятельности.
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора https://rebelgroup.ru/.
2. Термины и принятые сокращения
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Защита персональных данных – деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемых персональных данных, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемые персональные данные.
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку, информационных технологий и технических средств.
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Общество – для целей настоящего документа, Общество с ограниченной ответственностью «Вайт32 Дистрибьюшн» (ООО «Вайт32 Дистрибьюшн»).
Оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения – это персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3. Принципы обработки персональных данных
3.1. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников Общества и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
3.2. Обработка персональных данных в Обществе осуществляется в соответствии с принципами, определёнными законодательством Российской Федерации:
3.2.1. обработка персональных данных должна осуществляется на законной и справедливой основе;
3.2.2. обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
3.2.3. не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
3.2.4. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
3.2.5. содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
3.2.6. при обработке персональных данных должна обеспечиваться точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Обществом принимаются необходимые меры либо обеспечивается их принятие по удалению или уточнению неполных, или неточных данных;
3.2.7. хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
4. Порядок и условия обработки, хранение персональных данных
4.1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.1. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
4.2. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
4.3. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, может быть предоставлено оператору непосредственно или с использованием информационной системы уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
4.4. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
4.5. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
4.6. Обработка персональных данных осуществляется путем:
4.6.1. получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно с согласия субъекта персональных данных на обработку или распространение его персональных данных;
4.6.2. внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
4.6.3. использования иных способов обработки персональных данных.
4.7. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.8. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.9. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
4.9.1. определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
4.9.2. принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
4.9.3. назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
4.9.4. создает необходимые условия для работы с персональными данными;
4.9.5. организует учет документов, содержащих персональные данные;
4.9.6. организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
4.9.7. хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
4.9.8. организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
4.10. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором или соглашением.
4.11. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно телекоммуникационной сети интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
4.12. Цели обработки персональных данных:
4.12.1. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
4.12.2. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
4.12.2.1. заключению трудовых и иных гражданско-правовых договоров;
4.12.2.2. ведение воинского и налогового учета;
4.12.2.3. начисление и выплата заработной платы и иных трудовых выплат, налогов на заработную плату, расходов на социальное обеспечение и страхование, взносов в пенсионный фонд, пособий по нетрудоспособности или премии, любых иных дополнительных выплат и льгот Работникам;
4.12.2.4. осуществление иных расходов, связанных с работниками и иным персоналом;
4.12.2.5. обеспечение кадрового резерва, предоставление отчетности в государственные органы;
4.12.2.6. архивное хранение данных;
4.12.2.7. выполнение требований налогового законодательства Российской Федерации;
4.12.2.8. заключение договоров на оказание услуг связи и иных гражданско-правовых договоров, исполнение государственных и частных контрактов, заключенных заказчиком с Обществом;
4.12.2.9. работа с заявлениями, жалобами граждан, обратившихся в Общество.
4.13. Обработка персональных данных Работников осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
4.14. Категории субъектов персональных данных.
4.14.1. Обрабатываются персональные данные следующих субъектов персональных данных:
4.14.1.1. работников Общества и их близких родственников;
4.14.1.2. физических лиц, состоящих или состоявших в договорных отношениях с Обществом;
4.14.1.3. физических лиц, обратившихся в Общество и/или заключивших с Обществом гражданско-правовые договоры, в том числе с жалобами и заявлениями;
4.14.1.4. физических лиц, направивших резюме для устройства на работу в Общество;
4.14.1.5. иных граждан в связи с заключением оператором иных договоров, не противоречащих законодательству Российской Федерации.
4.15. Перечень персональных данных, обрабатываемых Оператором:
4.15.1. данные, полученные при осуществлении трудовых отношений;
4.15.2. данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу;
4.15.3. данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений.
4.16. Хранение персональных данных:
4.16.1. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
4.16.2. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
4.16.3. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
4.16.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в информационных системах Оператора.
4.16.5. Хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
4.17. Уничтожение ПД.
4.17.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих персональные данные, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
4.17.2. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
4.17.3. Факт уничтожения персональных данных подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
5. Защита персональных данных
5.1. В соответствии с требованиями федерального законодательства Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
5.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД.
5.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
5.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту персональных данных.
5.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:
5.5.1. Назначение лиц, ответственных за обработку персональных данных, которые осуществляют организацию обработки персональных данных, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением Обществом и его Работниками требований к защите персональных данных.
5.5.2. Определение актуальных угроз безопасности персональным данным при их обработке в информационной системе персональных данных (ИСПД) и разработка мер и мероприятий по защите персональных данных.
5.5.3. Разработка локально-нормативных актов, регулирующих порядок обработки персональных данных в Обществе.
5.5.4. Установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в ИСПД.
5.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.
5.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
5.5.7. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ.
5.5.8. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
5.5.9. Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
5.5.10. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
5.5.11. Осуществление внутреннего контроля и аудита.
6. Основные права субъекта ПД и обязанности Оператора
6.1. Основные права субъекта ПД. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям:
6.1.1. подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;
6.1.2. правовые основания и цели обработки персональных данных;
6.1.3. цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;
6.1.4. наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;
6.1.5. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
6.1.6. порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных федеральным законодательством;
6.1.7. наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
6.1.8. обращение к Оператору и направление ему запросов;
6.1.9. обжалование действий или бездействия Оператора.
6.2. Обязанности Оператора.
Оператор обязан:
6.2.1. при сборе персональных данных предоставить информацию об обработке персональных данных;
6.2.2. в случаях если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных, уведомить субъекта;
6.2.3. при отказе субъекта в предоставлении персональных данных субъекту разъясняются последствия такого отказа;
6.2.4. опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
6.2.5. принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
6.2.6. давать ответы на запросы и обращения субъектов персональных данных, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
7. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
7.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
7.1.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
7.1.2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
7.1.3. подпись субъекта персональных данных или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
7.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
7.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
7.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
7.4.1. иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
7.4.2. Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
7.4.3. иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
8. Заключительные положения
8.1. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ООО «Вайт32 Дистрибьюшн» в области персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.2. Внутренний контроль за соблюдением структурными подразделениями Общества законодательства Российской Федерации, настоящей Политики и прочих локальных нормативных актов Общества в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется генеральным директором Общества.
8.3. Настоящая Политика вступает в силу с момента утверждения и действует бессрочно до принятия новой Политики.
8.4. Подлинник настоящего документа после окончания срока действия, аннулирования или замены хранится в Обществе в течение 3 лет.
8.5. Плановый пересмотр настоящей Политики на предмет соответствия существующим в Обществе процессам и изменениям требованиям законодательства Российской Федерации осуществляет руководитель департамента организационного построения.
8.6. Инициатива по пересмотру/отмене действия настоящей Политики может исходить также от Генерального директора, заместителей генерального директора.
8.7. Граждане, чьи персональные данные обрабатываются в Обществе, могут обратиться по интересующим вопросам, а также для реализации их прав в департамент организационного построения.
